Area Comunicazione e gestione attività
Moduli
- Agenda (gestione degli appuntamenti e delle attività, personali e di gruppo);
- Universal Mail (gestione della messagistica multicanale eMail, fax, SMS, posta cartacea - e gestione dei contatti aziendali e personali).
Agenda
È un ambiente completo di gestione attività (compiti, eventi, appuntamenti, ecc.) di utenti, gruppi di lavoro, risorse.
- Consente di accedere alle attività attraverso varie modalità:
Diario (in modalità giornaliera, settimanale feriale, settimanale integrale, mensile)
Motore di Ricerca;
- To-Do-List;
- MyHome Page: ogni utente ha la possibilità di accedere direttamente dalla sua MyHome personale alle tipologie di attività alle quali giorno per giorno è interessato.
Target: le attività effettuate su uno specifico target (un'azienda, una persona, un'opportunità commerciale) sono accessibili attraverso la scheda di quell'azienda, persona, opportunità commerciale. La Gestione attività consente di creare e assegnare attività complesse, seguirne lo stato di avanzamento e verificarne gli esiti, con la possibilità di ricercarle per stato, data, promotore/organizzatore, ecc.
Le attività possono essere nominali (legati ad uno o più utenti) o aziendali (legati a tutta l'azienda o gruppo di aziende), pertinenti all'ambito lavorativo o personale.
È possibile pianificare l'utilizzo di risorse condivise (aule, mezzi di trasporto o di comunicazione) necessarie per lo svolgimento dell'evento e richiedere la presenza di altri partecipanti verificandone la disponibilità.
La creazione di un evento dà al promotore/organizzatore la possibilità di attivare dei promemoria e delle notifiche, tramite pop-up, mail o sms.
L'Agenda è in grado di collezionare attività anche da fonti esterne.
La correlazione tra i moduli consente di creare, modificare e visualizzare specifiche attività anche all'interno di altri moduli di Corporate Portal Zucchetti.
Universal Mail
È un ambiente di messagistica multicanale integrata e di gestione dei contatti aziendali e personali.
I canali di comunicazione attraverso i quali può essere inviato un messaggio sono i seguenti:
- E - Mail;
- Posta cartacea ordinaria e posta cartacea raccomandata via Postel;
- Fax;
- SMS.
Un'unica interfaccia web, con editor HTML integrato, consente di creare e spedire un messaggio con allegati a più utenti, utilizzando canali (eMail, fax, SMS, Posta) diversi per utenti diversi. Per la gestione della posta elettronica, il modulo utilizza al suo interno il mail server James, realizzato dal gruppo Apache.org.
L'invio di posta cartacea via Postel avviene attraverso il servizio PostaLite offerto da Zucchetti.
Lo scambio di fax/sms può avvenire utilizzando lo stesso servizio PostaLite o in alternativa installando in azienda un'infrastruttura di fax server e sms server. La tecnologia Java, usata per realizzare il mail server James e Corporate Portal, permette una semplice integrazione con sistemi di Fax Gateway o Sms Gateway, allo scopo di consentire la trasmissione di documenti attraverso una molteplicità di strumenti. Le funzionalità di posta elettronica non escludono l'utilizzo di altri mail server o mail client (quali Outlook, Eudora, Mozilla, ecc.). E' inoltre possibile gestire in maniera automatica eventuali associazioni dei messaggi in entrata e in uscita con clienti o aziende censite all'interno del Corporate Portal, così come classificare e filtrare automaticamente i messaggi in base a regole definite dall'utente.
Gli indirizzi e-mail dei destinatari o dei mittenti vengono analizzati ed eventualmente associati a quegli indirizzi contenuti nel database che presentano lo stesso profilo, dominio, ecc. consentendo, ad esempio, di tenere traccia dei messaggi scambiati con determinate aziende o persone oppure all'interno di determinate opportunità commerciali, ecc...
L'elenco dettagliato delle funzionalità è il seguente:
- invio di messaggi multicanale con allegati;
- gestione account multipli per uno stesso utente;
- creazione rubrica personale;
- ricerca in rubrica personale e in rubrica aziendale;
- associazione (link) mail con elementi presenti nel database del Corporate Portal;
- creazione cartelle personali per l'organizzazione dei messaggi.
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