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06 Luglio 2009 SIT - società leader nel settore del software gestionale per aziende e PMI - ha reso disponibile per i propri clienti Cartiglio Web, una piattaforma web per la fruibilità sia all’interno che all’esterno dell’azienda dei documenti tecnici e della corrispondenza formale.
Continua lo sviluppo di SIT, che mette a punto nuove soluzioni di gestione evolute per i propri clienti. L’ultima in ordine di tempo, frutto del lavoro di diversi mesi dello staff tecnico, è Cartiglio Web, una piattaforma web che mette a disposizione degli operatori un sistema per la gestione e la condivisione dei documenti relativi alla costruzione di grande opere edili e della documentazione generale.
Il sistema - sviluppato sfruttando le potenzialità ed estendendo le funzionalità del software Corporate Portal di Zucchetti installato su server web - fornisce un efficace strumento per l’archiviazione, la catalogazione e la revisione dei documenti contrattuali e tecnici generati dal flusso di informazioni che scaturiscono per la realizzazione di determinati piani di lavoro. Un flessibile e potente strumento di ricerca consente di ricercare velocemente tutti i documenti e i loro contenuti.
Il progetto di Metro 5
Nato da un progetto di gestione dei documenti prodotti dagli enti coinvolti nella realizzazione della linea Metro 5 S.p.a. di Milano (tratta Bignami – Garibaldi), Cartiglio Web è adatto alle aziende che hanno l’esigenza di gestire documenti tecnici relativi all’attività edile/cantieristica, ma anche organizzazioni che devono condividere documenti con soggetti esterni e società multinazionali che desiderano un archivio unico e disponibile ovunque. “Grazie alla possibilità di consultare via web l’archivio aziendale – ha sottolineato Metro 5 concessionaria della linea 5 della metropolitana di Milano - abbiamo abbattuto costi e tempi per la gestione dei documenti e la comunicazione tra il Comune di Milano (committente della linea 5) e le diverse aziende costruttrici. L’indicizzazione dei documenti e l’efficiente catalogazione consentono di soddisfare rapidamente ogni richiesta di informazione, mentre la profilatura di ruoli e utenti ci garantisce tranquillità nella gestione centralizzata anche di dati riservati.”
Le aree di Cartiglio Web Cartiglio Web è dotato di strumenti di ricerca su diversi campi che permettono agli utenti di eseguire ricerche mirate sfruttando gli attributi e le informazioni associate ai documenti. I dati confluiti nel sistema vengono poi resi disponibili - tramite un portale web - ai diversi utenti, interni ed esterni all’azienda, profilati secondo i diversi ruoli. Definizione utenti e profilatura L’autenticazione degli utenti permette di accedere all’area privata, il cuore della piattaforma, dove vengono archiviati i documenti e sono gestiti i flussi di informazione tra i vari soggetti. L’accesso tramite autenticazione garantisce la riservatezza dei dati sia da eventi accidentali che da accessi non autorizzati. L’utente ‘amministratore’ del database ha inoltre a disposizione tutti gli strumenti standard del Corporate Portal Zucchetti ed un pannello di controllo per modificare la profilatura degli utenti. Corrispondenza formale Identifica l’area in cui vengono inseriti i documenti di corrispondenza come lettere in ingresso e in uscita, comunicazioni e verbali di assemblea. Per la sua gestione sono presenti due maschere strutturate in campi: una per l’inserimento e la modifica dei records e l’altra per la ricerca, selezione ed elaborazione dei dati. Scambio dati L’area di scambio dati viene utilizzata per scambiare dati tra il personale di società differenti evitando che più soggetti debbano reinserire le informazioni relative ai documenti da condividere. L’utilizzo di un file ZIP contenente i documenti da scambiare e di un file Excel con l’indicazione degli attributi consente di automatizzare il caricamento delle informazioni all’interno dell’archivio. Archivio tecnico Identifica l’area in cui vengono inseriti i documenti tecnici di progetto rappresentati da un codice documento al quale sono associati in modo biunivoco: un campo “attributi del documento” ed i files contenenti il documento. Questi ultimi sono sotto forma di un file sorgente (eventualmente un file compresso .ZIP contenente il file principale ed i files degli allegati) e di un file .PDF contenente l’eventuale scansione del documento e degli allegati. Area di consultazione E’ strutturata come ‘albero’ di cartelle gestite direttamente su file system. Gli utenti hanno la possibilità di inserire nuovi documenti in specifiche sezioni e di rendere disponibili i dati ad altri utilizzatori. Gestione delle revisioni Questa sezione permette di contrassegnare i documenti come ‘revisionati’ senza eliminarli dal sistema. La piattaforma gestisce la visualizzazione di tali documenti solo se richiesti esplicitamente dagli operatori tramite l’opportuno filtro di ricerca. In questo modo si garantisce la permanenza in archivio dei documenti e lo storico delle precedenti revisioni. Archivio amministrativo, contabile e finanziario I dati di tipo amministrativo, contabile e finanziario vengono gestiti direttamente su file system con un’adeguata strutturazione delle cartelle. L’indicizzazione dei documenti consente di effettuare ricerche semplici e veloci, mentre la profilatura di ruoli e utenti garantisce la sicurezza nel trattamento delle informazioni. Cartiglio Web: massima funzionalità e fruibilità in tutta sicurezza La piattaforma si rivolge a imprese che svolgono attività cantieristica, organizzazioni che devono condividere documenti con soggetti esterni, società multinazionali e uffici tecnici comunali. Le maschere user-friendly, la facile catalogazione dei documenti e l’avanzato sistema di ricerca dati, oltre alla possibilità di accedere ai documenti sempre “on-line” ne fanno un sistema con caratteristiche di massima funzionalità. Compatibile con qualsiasi sistema operativo e con tutti i browser internet, il sistema supporta i database più diffusi e garantisce la massima sicurezza grazie alla profilatura di accesso ai dati per ruoli e utenti e alla storicizzazione dei documenti in modalità protetta.
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